- Memiliki kop surat (kepala surat) yang menyebutkan nama lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat resmi tersebut
- Menggunakan bahasa baku dan formal, sesuai kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar serta Ejaan Yang Disempurnakan (EYD)
- Mencantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika ada
- Dibuat dengan bahasa yang efektif namun tetap jelas supaya mudah dipahami
- Tidak menggunakan bahasa implisit, tetapi menggunakan bahasa eksplisit dan dibuat dalam format tertentu
- Pada beberapa kondisi tertentu, surat dilengkapi dengan stempel atau cap khusus
- Dilengkapi dengan salam pembuka dan salam penutup sebagai bentuk kesopanan
Fungsi Surat Dinas
Sedangkan fungsi dari surat dinas adalah sebagai berikut:
- Sebagai bukti tertulisdimana isinya bisa dipertanggungjawabkan.
- Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.
- Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan yang berisi tentang langkah-langkah kerja atau suatu keperluan tertentu.
- Sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika tiba tiba diperlukan. Hal ini yang biasanya membuat surat dinas diarsipkan.
- Sebagai alat untuk pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi atau lembaga.
Itulah pengertian surat dinas, beserta dengan ciri-ciri dan juga fungsinya. Untuk mengetahui struktur dan contoh surat dinas, bisa simak di artikel ini. Semoga bermanfaat ya!
Artikel disadur dari berbagai sumber