Surat adalah sarana yang memungkinkan untuk bertukar informasi, instruksi, atau komunikasi resmi antara pihak-pihak yang terlibat. Salah satu jenis surat yang umum digunakan adalah surat resmi. Apa saja sih bagian-bagian surat resmi?
Surat resmi adalah bentuk surat yang sering digunakan dalam konteks bisnis, pemerintahan, akademis, dan lainnya. Dalam KBBI dijelaskan bahwa surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi oleh perseorangan, instansi, maupun organisasi. Contohnya adalah undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, dll.
Surat resmi memegang peran penting sebagai alat untuk mengelola administrasi dan sebagai media untuk menyampaikan berbagai macam informasi, pemberitahuan, permintaan, penjelasan, atau pernyataan resmi dari suatu instansi kepada instansi lainnya, serta antara instansi dengan individu.
Dengan fungsi tersebut, surat resmi menjadi sarana yang efektif untuk menjaga komunikasi yang teratur dan tertib antara berbagai pihak yang terlibat dalam berbagai kegiatan, baik dalam lingkup bisnis, pemerintahan, maupun akademis.
Bagian-bagian Surat Resmi
Bagian-bagian surat resmi dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Kepala Surat (Kop)
Bagian ini memuat identitas organisasi atau instansi yang mengirimkan surat, meliputi lambang (jika ada), nama lengkap instansi, alamat lengkap, nomor telepon, kotak pos, dan alamat email.
Selain itu, instansi pengirim akan disebutkan terlebih dahulu sebelum menuliskan nama instansi itu sendiri. Biasanya, nama instansi ditulis lebih tebal dan dengan ukuran huruf yang lebih besar dibandingkan dengan informasi instansi di atasnya. Tujuannya adalah untuk menekankan identitas pengirim dan memberikan kesan yang jelas kepada penerima surat.
2. Nomor Surat
Mencakup urutan penerbitan surat, kode surat, dan tahun penerbitan. Penulisan tahun dilakukan secara lengkap untuk mencegah kesalahan penafsiran. Selanjutnya, nomor surat diatur berdasarkan tahun agar jumlah nomor urutnya menjadi lebih kecil. Hal ini mempermudah dalam pengelolaan dan identifikasi surat secara efisien.
3. Tanggal Surat
Bagian-bagian surat resmi selanjutnya yaitu tanggal surat. Surat resmi akan memuat tanggal surat dengan nama kota dan tanggal. Jika nama kota sudah tercantum dalam kepala surat, maka dalam isi surat tidak perlu lagi dicantumkan. Namun, jika surat ditulis dari lokasi yang berbeda dengan nama kota yang tercantum dalam kepala surat, maka nama kota harus diindikasikan dalam isi surat.
Penulisan tanggal dan tahun dilakukan dalam bentuk angka, sementara nama bulan ditulis secara lengkap. Hal ini memastikan kejelasan dan konsistensi dalam penyampaian informasi tanggal surat.
4. Lampiran
Merupakan dokumen yang dilampirkan bersama surat. Lampiran dihitung berdasarkan jumlah jenis berkas yang dilampirkan, bukan jumlah lembarannya. Contoh lampiran adalah fotokopi ijazah, KTP, SIM, salinan surat berharga, dan foto. Walaupun fotokopi ijazah terdiri dari 2 lembar, namun dihitung sebagai 1 lampiran.
5. Hal atau Perihal